Anwaltskanzlei · Doku-KI · Wien
Eingehende Schriftstücke werden automatisch sortiert, zusammengefasst und Frist-getaggt.
Inbound-Pipeline für alle eingehenden Dokumente: Klassifikation, Frist-Erkennung, automatische Akten-Zuordnung und strukturierte Zusammenfassung. EU-gehostet, anwaltliche Verschwiegenheit gewahrt.
Worauf es ankommt
20–40 eingehende Dokumente / Tag, alle in einer Box.
Fristen-relevante Schreiben werden manchmal erst nach 1–2 Tagen entdeckt.
Frist-Erkennung priorisiert sofort
Datums-Marker werden erkannt, "EILT"-Tag wird gesetzt, sofort an die zuständige Anwält:in. Keine Frist mehr in der Box vergessen.
Automatische Akten-Zuordnung
Aktenzeichen, Mandant, Kontext — Dokument landet automatisch im richtigen Mandat im Kanzlei-System.
Klassifikator mit Frist-Erkennung, Akten-Zuordnung und Drei-Absatz-Zusammenfassung pro Schriftstück.
Drei zusammenwirkende Module. Modul 1: jedes eingehende Dokument wird klassifiziert (Schriftsatz, Gerichtsbeschluss, Vertrags-Entwurf, Behördenpost, Mandanten-Auftrag) und auf Frist-Marker geprüft (Datums-Angaben mit "Frist", "binnen", "bis spätestens"). Frist-relevante Dokumente bekommen sofort einen "EILT"-Tag und gehen direkt an die zuständige Anwält:in. Modul 2: anhand von Aktenzeichen, Mandanten-Name und Inhaltskontext wird das Dokument automatisch dem richtigen Mandat im Kanzlei-System zugeordnet. Modul 3: pro Schriftstück wird eine 3-Absatz-Zusammenfassung generiert (Worum geht es, was ist die Hauptforderung/Stellungnahme, was sind die kritischen Punkte) — die Anwält:in liest 30 Sekunden statt 15 Minuten "worum geht es überhaupt".
Frist-Erkennung priorisiert sofort
Datums-Marker werden erkannt, "EILT"-Tag wird gesetzt, sofort an die zuständige Anwält:in. Keine Frist mehr in der Box vergessen.
Automatische Akten-Zuordnung
Aktenzeichen, Mandant, Kontext — Dokument landet automatisch im richtigen Mandat im Kanzlei-System.
Strukturierte Zusammenfassung pro Dokument
Drei Absätze: Worum geht es, Hauptforderung, kritische Punkte. Anwält:in liest 30 Sekunden statt 15 Minuten.
Worauf es ankommt
Frist-Erkennung ist die wichtigste Eigenschaft.
Wenn ein Frist-Schreiben zwei Tage in der Box liegt, wird das teuer. Datums-Marker-Erkennung mit "EILT"-Tag fängt das.
Akten-Zuordnung ist der zweite Hebel.
Wenn ein Schriftstück sofort im richtigen Mandat-Dossier landet, sparen sich Sekretariat und Anwält:in das tägliche "wo gehört das hin".
Strukturierte Zusammenfassungen ersetzen das "worum geht es"-Lesen.
Drei Absätze pro Schriftstück: Sachverhalt, Hauptforderung, kritische Punkte. Anwält:in liest 30 Sekunden, entscheidet dann, ob Vollständig-Lesen sich lohnt.
Sechs bis sieben Wochen Setup
- Woche 1
01
Anforderungs- und Verschwiegenheits-Workshop
Wir gehen einen Tag durch eure typischen Eingangs-Dokumente, Frist-Praxis, Aktenzeichen-Konventionen und die Verschwiegenheits-Anforderungen.
- Woche 2–3
02
Inbound-Pipeline + IMAP/Scan
IMAP-Watcher, OCR-Fallback für gescannte Akten, PDF-Extraktor. Erste Test-Eingänge laufen klassifiziert durch.
- Woche 4–5
03
Frist-Erkennung + Akten-Zuordnung
Datums-Marker-Erkennung scharf, Akten-Zuordnung über Aktenzeichen + Kontext. "EILT"-Tag-Pipeline an Anwält:innen.
- Woche 6–7
04
Zusammenfassungs-Generator + Übergabe
Drei-Absatz-Zusammenfassungen pro Schriftstück. Audit-Log, EU-AI-Act-Doku, monatlicher Trefferquoten-Report.
Vorher / Nachher — Inbound-Verarbeitung
8-Anwält:innen-Kanzlei, 12 Wochen nach Rollout.Neue-Website-ROI
Was bringt eine neue Website: Anwaltskanzlei
Generische Branchen-Projektion, nicht der Fall oben. Schieb die Werte auf deine Zahlen.
Status quo heute
- Monatlicher Umsatz€ 7.920
Mit neuer Website (realistisch)
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)Mehr-Umsatz minus Kosten der Website.+€ 31.560
- Mehr Umsatz / Monat+€ 2.880
- Neue Website rechnet sich nach1 Monat
Pessimistischer Fall
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)+€ 13.740
- Pessimistisch2 Monate
Eine neue Website zahlt sich bei diesen Zahlen schnell aus. Bei einem durchschnittlichen Mandatshonorar von €4.500 reicht 1–2 zusätzlich handhabbare Mandate pro Anwält:in pro Quartal, damit sich das Setup mehrfach amortisiert.
Antwort innerhalb 24h mit fixem Angebot.
Branchen-Standardwerte aus RAK Wien 2024 (Schätzung)
Nächster Schritt
Schauen wir uns deinen Posteingang an.
Wenn deine Kanzlei in Wien oder Umgebung ist, antworte ich innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag.
−83%
~3 Std → ~30 Min
−100%
~3 / Quartal → 0 / Quartal
−68%
~22 Min → ~7 Min
+42%
~12 → ~17
Eingangs-Dokumente pro Monat über sechs Monate
Volumen wächst, Triage-Zeit bleibt stabil dank Automatik.Modelle
Mistral Large (EU) · Azure GPT-4o (EU)
Mistral Large schlägt sich bei deutscher Rechtssprache gut, GPT-4o bei strukturierter Tabellen-Ausgabe (Frist-Marker, Aktenzeichen). Beide EU-gehostet ohne Trainingsdaten-Weitergabe.
Inbound-Pipeline
n8n · IMAP-Watcher · PDF-Extraktor (pdfplumber) · OCR-Fallback
IMAP-Watcher zieht E-Mail-Anhänge, OCR springt ein bei gescannten Akten. Alles bleibt in der EU.
Kanzlei-System-Anbindung
Advoware-API · RA-Micro DCO · AnwaltKollege Webservice
Wir schreiben Dokumente + Zusammenfassungen in eure Akten. Lesen tun wir nur Aktenzeichen-Liste für die Zuordnung.
Compliance
Anwaltliche Verschwiegenheit doc · EU AI Act Risikoklassifizierung · Audit-Log · AVV mit Modell-Anbietern
Verschwiegenheit hat Vorrang. Audit-Log dokumentiert jede Anfrage an Modelle. Risikoklassifizierung ist "limited risk" (Transparenzpflicht).
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich das vom KI-Optimierungs-Angebot?
Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Vertrags-Diff vs. Mustertext, Recherche-Zusammenfassung). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Fluss: Schriftstücke, Bescheide, Mandanten-Dokumente, die in die Kanzlei kommen. Beide ergänzen sich.
Frist-Erkennung — wie zuverlässig ist die?
Über 12 Wochen Daten: 99% Erkennung von Datums-Marken (binnen X Tagen, bis zum DD.MM.YYYY, frist), bei Falsch-positiven von ~3% (Dokument hat ein Datum, das aber keine Frist ist). Falsch-negative: 0 in 12 Wochen. Jede Frist-Markierung wird vom Sekretariat gegengelesen.
Anwaltliche Verschwiegenheit — funktioniert das überhaupt?
Ja, mit dem richtigen Setup. Beide EU-Modelle (Mistral Frankreich, Azure EU) bieten verbindliche Zusagen, dass Daten nicht für Training verwendet werden, dass die Verarbeitung in der EU bleibt, und dass ein AVV möglich ist. Audit-Log dokumentiert jede Anfrage.
Was passiert bei einem Klassifikations-Fehler?
Klassifikation und Akten-Zuordnung sind Vorschläge, die das Sekretariat bestätigt. Bei "EILT"-Tag wird zusätzlich die Anwält:in benachrichtigt — beide haben die Chance, eine Fehlzuordnung zu fangen, bevor es kritisch wird.
Was kostet der laufende Betrieb?
API-Kosten je nach Volumen typisch €280–€620/Monat für eine 8-Anwält:innen-Kanzlei. Hosting eigener Komponenten ~€50/Monat. Kein Per-Dokument-Preis.
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3 EinträgeCase Study
Viele Beratungsunternehmen in Wien verlieren Mandate wegen schwacher digitaler Präsenz
Vereinbare ein unverbindliches Erstgespräch – in 6-8 Wochen steht dein neuer Webauftritt samt Automatisierung und CRM-Anbindung.
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Viele Steuerberater-Websites stagnieren technisch und verlieren Mandanten an modernere Kanzleien
Unverbindliches Erstgespräch für Steuerberater in Wien und DACH. In 7–11 Wochen zur modernen, wartungsarmen Kanzlei-Website – inklusive Integration von DATEV/BMD und rechtssicherer Mandantenkommunikation.
Case Study
Viele Handwerksbetriebe verlieren Aufträge durch unprofessionelle oder veraltete Websites
Mehr Anfragen, weniger Papierkram und ein professioneller Online-Auftritt – in 6 bis 10 Wochen. Unverbindlich anfragen und individuelle Beratung erhalten.
Keine Frist mehr in der Box vergessen — und 30 Sekunden Lesezeit statt 22 Minuten.
Wenn deine Kanzlei in Wien oder Umgebung ist und ihr 20+ Schriftstücke pro Tag bekommt, schreib mir kurz.