Wie unterscheidet sich das vom KI-Optimierungs-Angebot?

Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Lead-Bearbeitung, Vorqualifikation). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Onboarding-Fluss: Pläne, Energieausweise, Grundbuchsauszüge, die vom Eigentümer kommen.

Was, wenn die Eigentümer:in lieber per E-Mail schickt?

Geht. Pro Objekt gibt es zusätzlich zur Upload-URL eine eindeutige E-Mail-Adresse (z.B. objekt-7421@kanzlei.at). Eigentümer:in antwortet einfach per Mail mit Anhängen — Pipeline läuft identisch.

Werden die extrahierten Werte automatisch ins Inserat geschrieben?

Sie werden ins Inserat-Template vorgeschlagen. Ihr seht die Werte vor der Veröffentlichung und gebt frei (oder korrigiert). Kein Auto-Schalten von Inseraten.

Was, wenn die Eigentümer:in nichts hochlädt?

Auto-Erinnerungen gehen nach 3, 7 und 14 Tagen mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente. Wenn auch danach nichts kommt, eskaliert es an die zuständige Makler:in als Slack/E-Mail-Notification.

Was kostet der laufende Betrieb?

API-Kosten typisch €120–€280/Monat für ein Maklerbüro mit 30+ Onboardings pro Quartal. Hosting ~€30/Monat. Kein Per-Objekt-Preis.

Wie unterscheidet sich das vom KI-Optimierungs-Angebot?

Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Lead-Bearbeitung, Vorqualifikation). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Onboarding-Fluss: Pläne, Energieausweise, Grundbuchsauszüge, die vom Eigentümer kommen.

Was, wenn die Eigentümer:in lieber per E-Mail schickt?

Geht. Pro Objekt gibt es zusätzlich zur Upload-URL eine eindeutige E-Mail-Adresse (z.B. objekt-7421@kanzlei.at). Eigentümer:in antwortet einfach per Mail mit Anhängen — Pipeline läuft identisch.

Werden die extrahierten Werte automatisch ins Inserat geschrieben?

Sie werden ins Inserat-Template vorgeschlagen. Ihr seht die Werte vor der Veröffentlichung und gebt frei (oder korrigiert). Kein Auto-Schalten von Inseraten.

Was, wenn die Eigentümer:in nichts hochlädt?

Auto-Erinnerungen gehen nach 3, 7 und 14 Tagen mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente. Wenn auch danach nichts kommt, eskaliert es an die zuständige Makler:in als Slack/E-Mail-Notification.

Was kostet der laufende Betrieb?

API-Kosten typisch €120–€280/Monat für ein Maklerbüro mit 30+ Onboardings pro Quartal. Hosting ~€30/Monat. Kein Per-Objekt-Preis.

Immobilien · Doku-KI · Wien

Onboarding-Dokumente automatisch klassifiziert, extrahiert und in die Objekt-Akte einsortiert.

Inbound-Pipeline für Pläne, Energieausweise, Grundbuchsauszüge — auto-klassifiziert, HWB/GEE extrahiert, Vollständigkeits-Check mit Auto-Erinnerung. Inserate gehen Tage früher live.

Beratung anfragen Vorgehen

Worauf es ankommt

Pro Objekt 8–15 Dokumente, oft falsch benannt, in mehreren E-Mails.
1.5–3 Stunden manuelle Zuordnung + Vollständigkeits-Check pro Objekt.
Auto-Klassifikation aller Onboarding-Dokumente
Dokumente werden erkannt, umbenannt, in die richtige Sektion der Objekt-Akte einsortiert. Kein "IMG_7423.pdf" mehr.
Energieausweis-Extraktion
HWB, GEE, Klassifizierungs-Klasse werden automatisch extrahiert und ins Inserat-Template übertragen. Kein manuelles Abtippen.

Lösung

Inbound-Pipeline für Onboarding — klassifiziert, extrahiert HWB/GEE und schickt Mängelliste an Eigentümer.

Eine dedizierte Onboarding-Pipeline pro neuem Objekt. Eigentümer:in bekommt eine eindeutige Upload-URL (oder eine spezielle E-Mail-Adresse). Dokumente werden automatisch klassifiziert (Plan, Energieausweis, Grundbuchsauszug, Wohnungseigentumsvertrag, etc.), umbenannt nach eurer Konvention, und in die Objekt-Akte eures CRM einsortiert. Aus dem Energieausweis werden HWB- und GEE-Werte extrahiert und ins Inserat-Template übernommen. Eine Vollständigkeits-Checkliste prüft, was noch fehlt — und wenn etwas fehlt, geht automatisch eine freundliche Erinnerungs-Mail an die Eigentümer:in mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente.

Auto-Klassifikation aller Onboarding-Dokumente

Dokumente werden erkannt, umbenannt, in die richtige Sektion der Objekt-Akte einsortiert. Kein "IMG_7423.pdf" mehr.

Energieausweis-Extraktion

HWB, GEE, Klassifizierungs-Klasse werden automatisch extrahiert und ins Inserat-Template übertragen. Kein manuelles Abtippen.

Vollständigkeits-Checkliste mit Auto-Erinnerung

Was fehlt noch? Konkrete Liste an die Eigentümer:in, freundlich formuliert, mit Hochlade-Link. Inserat-Schaltung wird nicht mehr durch fehlende Dokumente verzögert.

Eigentümer:innen schicken, wie sie wollen

Pipeline akzeptiert beide Wege identisch.

Newsletter
Per E-Mail an Objekt-Adresse
für ältere Klientel
WhatsApp
Per WhatsApp-Foto-Upload
für mobile Eigentümer

Fünf bis sechs Wochen Setup

01
Onboarding-Dokumenten-Workshop
Wir gehen einen halben Tag durch: Welche Dokumente sind pro Objekttyp Pflicht? Welche optional? Welche Eigentümer-Kommunikations-Vorlagen?
Woche 1
02
Klassifikator + Vollständigkeits-Check
Vision-Pipeline für Dokumenttyp-Erkennung, Vollständigkeits-Logik nach Objekttyp. Test mit 3 echten Onboardings.
Woche 2–3
03
Energieausweis-Extraktion + CRM-Anbindung
Strukturierte HWB/GEE-Extraktion, onOffice/FlowFact-Anbindung, Auto-Erinnerungs-Pipeline für Eigentümer:innen.
Woche 4–5
04
Übergabe + monatlicher Bericht
Vollständige Doku, EU-AI-Act-Risikoklassifizierung, Audit-Log. Monatlicher Trefferquoten-Bericht ist scharf.
Woche 6

Klassifizierungs-Treffer pro Dokumenttyp

4-Personen-Maklerbüro, 12 Wochen Onboarding-Daten.

Neue-Website-ROI

Was bringt eine neue Website: Immobilienmakler:in

Generische Branchen-Projektion, nicht der Fall oben. Schieb die Werte auf deine Zahlen.

Schieb die Werte. Die Rechnung aktualisiert sich live.

Objekt-Anfragen / Monat251200Abschlussquote (%)12%150Ø Provision pro Abschluss€ 12.000€ 10€ 60.000Neue Website (einmalig)€ 3.000€ 1.000€ 25.000

Status quo heute

Monatlicher Umsatz€ 36.000

Mit neuer Website (realistisch)

Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)Mehr-Umsatz minus Kosten der Website.+€ 321.000
Mehr Umsatz / Monat+€ 27.000
Neue Website rechnet sich nachunter 1 Monat

Pessimistischer Fall

Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)+€ 164.508
Pessimistischunter 1 Monat

Eine neue Website zahlt sich bei diesen Zahlen schnell aus. Bei einer Provision von ~€12.000 pro Closing reicht oft, dass eine zusätzliche Vermarktung pro Quartal zustande kommt — Setup amortisiert sich in 1–2 Quartalen.

Fixpreis-Angebot für neue Website holen

Antwort innerhalb 24h mit fixem Angebot.

Branchen-Standardwerte aus WKO Fachverband Immobilien- und Vermögenstreuhänder 2024 (Schätzung)

Nächster Schritt

Schauen wir uns deinen Onboarding-Workflow an.

Wenn dein Maklerbüro in Wien oder Umgebung ist, antworte ich innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag.

Beratung anfragen FAQ ansehen

Ergebnisse

Onboarding-Zeit pro Objekt

−80%

~2.5 Std → ~30 Min

Time-to-Inserat

−70%

~5 Tage → ~1.5 Tage

Energieausweis-Extraktions-Treffer

jetzt automatisch

— → 96%

Objekte parallel onboardable

+133%

~6 / Woche → ~14 / Woche

Wie ein Objekt-Onboarding heute durchläuft

Stack

Modelle

Mistral Pixtral (EU) · GPT-4o Vision (Azure EU)

Vision-Modelle für die Klassifizierung. Strukturierte Extraktion (Energieausweis-Werte) braucht GPT-4o für Verlässlichkeit.

Eigentümer-Upload-Flow

Eigene Upload-URL pro Objekt · IMAP-Anbindung für E-Mail-Eingänge

Eigentümer:innen können entweder per Upload-URL hochladen (modern) oder einfach per E-Mail antworten (für ältere Klientel).

CRM-Anbindung

onOffice-API · FlowFact Webservice · Eigenes Datei-Mapping

Wir schreiben Dokumente, extrahierte Werte und Notizen direkt in eure Objekt-Akte. Eure Pipeline-Sicht bleibt unverändert.

Compliance

EU AI Act Risikoklassifizierung · AVV mit Modell-Anbietern · Energieausweis-Daten-Verarbeitung doc

Klassifizierung und Extraktion fallen unter "minimal risk". Eigentümer:innen geben bei Onboarding eine Verarbeitungs-Einwilligung.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich das vom KI-Optimierungs-Angebot?
Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Lead-Bearbeitung, Vorqualifikation). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Onboarding-Fluss: Pläne, Energieausweise, Grundbuchsauszüge, die vom Eigentümer kommen.
Was, wenn die Eigentümer:in lieber per E-Mail schickt?
Geht. Pro Objekt gibt es zusätzlich zur Upload-URL eine eindeutige E-Mail-Adresse (z.B. objekt-7421@kanzlei.at). Eigentümer:in antwortet einfach per Mail mit Anhängen — Pipeline läuft identisch.
Werden die extrahierten Werte automatisch ins Inserat geschrieben?
Sie werden ins Inserat-Template vorgeschlagen. Ihr seht die Werte vor der Veröffentlichung und gebt frei (oder korrigiert). Kein Auto-Schalten von Inseraten.
Was, wenn die Eigentümer:in nichts hochlädt?
Auto-Erinnerungen gehen nach 3, 7 und 14 Tagen mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente. Wenn auch danach nichts kommt, eskaliert es an die zuständige Makler:in als Slack/E-Mail-Notification.
Was kostet der laufende Betrieb?
API-Kosten typisch €120–€280/Monat für ein Maklerbüro mit 30+ Onboardings pro Quartal. Hosting ~€30/Monat. Kein Per-Objekt-Preis.

3 Einträge

Inserate gehen 3–4 Tage früher live — und niemand muss IMG_7423.pdf noch einmal umbenennen.

Wenn dein Maklerbüro in Wien oder Umgebung ist und ihr 5+ Objekte pro Monat onboardet, schreib mir kurz.

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