Wie unterscheidet sich das von eurem KI-Optimierungs-Angebot?

Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Mandanten-Mails beantworten, eigene Vorlagen). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Fluss: Belege, PDFs, Bank-Auszüge, die ihr von Mandanten bekommt. Beide Angebote ergänzen sich; viele Kanzleien starten mit einem und ergänzen das andere später.

Bucht die KI selbständig in BMD?

Nein. Die KI klassifiziert + extrahiert + schlägt Konto-Klasse vor. Eine Sachbearbeitung bestätigt mit einem Klick — erst dann wird in BMD geschrieben. Kein "AI bucht autonom".

Was passiert mit den Mandanten-Daten?

Bilder + PDFs werden temporär an ein EU-gehostetes Modell (Pixtral in Frankreich oder Azure GPT-4o EU) geschickt, dort verarbeitet und nicht für Training verwendet. Auftragsverarbeitungsvertrag mit beiden Anbietern liegt bei.

Foto-Belege per WhatsApp — geht das DSGVO-konform?

Ja, mit der WhatsApp Business Cloud API (nicht der privaten App). Mandanten geben am Onboarding eine Einwilligung zur WhatsApp-Verarbeitung. Die API ist DSGVO-konform mit AVV.

Was kostet der laufende Betrieb?

API-Kosten (Vision-Modell): typisch €180–€420/Monat für eine 8-Personen-Kanzlei. Hosting + WhatsApp-Cloud: ~€50/Monat. Kein Per-Beleg-Preis, keine Lizenzmodelle.

EU AI Act — was muss ich tun?

Beleg-Klassifikation fällt unter "minimal risk", was eine Risikoklassifizierungs-Doku und Mandanten-Information verlangt. Beides bekommt ihr fertig formuliert im Übergabe-Paket.

Wie unterscheidet sich das von eurem KI-Optimierungs-Angebot?

Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Mandanten-Mails beantworten, eigene Vorlagen). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Fluss: Belege, PDFs, Bank-Auszüge, die ihr von Mandanten bekommt. Beide Angebote ergänzen sich; viele Kanzleien starten mit einem und ergänzen das andere später.

Bucht die KI selbständig in BMD?

Nein. Die KI klassifiziert + extrahiert + schlägt Konto-Klasse vor. Eine Sachbearbeitung bestätigt mit einem Klick — erst dann wird in BMD geschrieben. Kein "AI bucht autonom".

Was passiert mit den Mandanten-Daten?

Bilder + PDFs werden temporär an ein EU-gehostetes Modell (Pixtral in Frankreich oder Azure GPT-4o EU) geschickt, dort verarbeitet und nicht für Training verwendet. Auftragsverarbeitungsvertrag mit beiden Anbietern liegt bei.

Foto-Belege per WhatsApp — geht das DSGVO-konform?

Ja, mit der WhatsApp Business Cloud API (nicht der privaten App). Mandanten geben am Onboarding eine Einwilligung zur WhatsApp-Verarbeitung. Die API ist DSGVO-konform mit AVV.

Was kostet der laufende Betrieb?

API-Kosten (Vision-Modell): typisch €180–€420/Monat für eine 8-Personen-Kanzlei. Hosting + WhatsApp-Cloud: ~€50/Monat. Kein Per-Beleg-Preis, keine Lizenzmodelle.

EU AI Act — was muss ich tun?

Beleg-Klassifikation fällt unter "minimal risk", was eine Risikoklassifizierungs-Doku und Mandanten-Information verlangt. Beides bekommt ihr fertig formuliert im Übergabe-Paket.

Steuerberatung · Doku-KI · Wien

Belege aus E-Mail, WhatsApp und Drive — automatisch klassifiziert, in Minuten bestätigt.

Inbound-Pipeline für alle eingehenden Mandanten-Dokumente. Vision-Modell klassifiziert + extrahiert, Sachbearbeitung bestätigt mit Klick. EU-gehostet, EU-AI-Act-konform.

Beratung anfragen Vorgehen

Worauf es ankommt

Eingangsdokumente kommen aus 4 Kanälen, kein einheitliches Sortier-System.
8–12 Stunden pro Woche allein für Sortierung + Klassifizierung vor der Verbuchung.
Ein Eingang für vier Kanäle
E-Mail, WhatsApp-Foto, Drive-Ordner, Postscan — alles landet in derselben Pipeline. Sortierung passiert automatisch.
Klassifizierung mit 91% Treffer vor Korrektur
Vision-Modell schlägt Konto-Klasse + Beträge vor. 91% Treffer in den Top-6-Kategorien (Bewirtung, KFZ, Reisekosten, Werbung, Investitionen, Sonstiges). Mensch korrigiert, was nicht passt.

Lösung

Inbound-Pipeline mit Auto-Klassifizierung — Belege in Minuten statt Stunden durchgewunken.

Wir bauen einen einzigen "Eingangs-Topf" für alle Mandantendokumente, egal über welchen Kanal sie kommen. Eine Pipeline (n8n + Vision-Modell) klassifiziert automatisch (Bewirtung / KFZ / Reisekosten / Werbung / Investition), extrahiert Datum, Betrag, USt und schlägt Konto-Klasse vor. Eine schmale Web-UI zeigt das Ergebnis — die Sachbearbeitung geht durch eine Liste, bestätigt mit einem Klick (oder korrigiert, wenn nötig), und danach wird in BMD/DATEV gebucht. Bei Mischbuchungen auf Bank-Auszügen schlägt die KI eine Aufteilung vor, die Sachbearbeitung gibt frei. Foto-Belege werden automatisch ausgerichtet, beschnitten, lesbar gemacht.

Ein Eingang für vier Kanäle

E-Mail, WhatsApp-Foto, Drive-Ordner, Postscan — alles landet in derselben Pipeline. Sortierung passiert automatisch.

Klassifizierung mit 91% Treffer vor Korrektur

Vision-Modell schlägt Konto-Klasse + Beträge vor. 91% Treffer in den Top-6-Kategorien (Bewirtung, KFZ, Reisekosten, Werbung, Investitionen, Sonstiges). Mensch korrigiert, was nicht passt.

Mischbuchungs-Aufteilung als Vorschlag

Bank-Auszüge mit privaten + geschäftlichen Buchungen bekommen eine Aufteilung-Empfehlung. Sachbearbeitung gibt frei, statt Position für Position zu sortieren.

Risiken — ehrlich benannt

KI-Fehlklassifikation landet in BMD
high
Buchung erfolgt erst nach manueller Bestätigung. Audit-Log jeder Aktion. Trefferquote pro Kategorie wird monatlich berichtet.
Mandanten-Daten in nicht-EU-Cloud
high
Verarbeitung ausschließlich bei EU-Anbietern (Mistral Frankreich, Azure EU-Region). Keine US-Datenflüsse. AVV liegt vor.
WhatsApp-Foto-Belege mit Privat-Inhalten
medium
WhatsApp Business Cloud API mit Einwilligung am Mandanten-Onboarding. Bilder werden nach Verarbeitung gelöscht (Konfigurierbar).
EU AI Act Compliance
medium
Risikoklassifizierung dokumentiert (minimal risk). Mandanten-Information formuliert. Beides im Übergabe-Paket.

Sechs Wochen Setup, dann läuft es im Hintergrund

01
Anforderungs- und Risiko-Workshop
Wir gehen einen Tag durch eure Beleg-Typen, eure Eingangskanäle, eure DSGVO- und EU-AI-Act-Anforderungen. Ergebnis: Risikoklassifizierung + konkrete Pipeline-Liste.
Woche 1
02
Inbound-Kanäle anbinden
IMAP-Watcher für E-Mail-Anhänge, WhatsApp-Cloud-API für Foto-Belege, Drive-Webhooks für Mandanten-Ordner, Scan-Ordner-Watcher.
Woche 2–3
03
Klassifikator + Bestätigungs-UI
Vision-Pipeline geht scharf, Web-UI zur Bestätigung wird gebaut. Ihr testet mit echten Belegen aus dem letzten Quartal.
Woche 4–5
04
BMD-Anbindung + Übergabe
Schreiben in BMD nur nach Bestätigung. Audit-Log läuft, EU-AI-Act-Doku übergeben, monatlicher Trefferquoten-Report scharf.
Woche 6–7

Klassifizierungs-Treffer pro Beleg-Kategorie

Anteil korrekter KI-Vorschläge vor manueller Korrektur. 8-Personen-Kanzlei, 12 Wochen Daten.

Neue-Website-ROI

Was bringt eine neue Website: Steuerberater:in

Generische Branchen-Projektion, nicht der Fall oben. Schieb die Werte auf deine Zahlen.

Schieb die Werte. Die Rechnung aktualisiert sich live.

Mandatsanfragen / Monat6160Abschlussquote (%)45%185Ø Mandantenwert (12 Monate)€ 2.800€ 10€ 15.000Neue Website (einmalig)€ 3.000€ 1.000€ 20.000

Status quo heute

Monatlicher Umsatz€ 7.560

Mit neuer Website (realistisch)

Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)Mehr-Umsatz minus Kosten der Website.+€ 26.796
Mehr Umsatz / Monat+€ 2.483
Neue Website rechnet sich nach1 Monat

Pessimistischer Fall

Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)+€ 11.455
Pessimistisch2 Monate

Eine neue Website zahlt sich bei diesen Zahlen schnell aus. Bei einem Mandanten-LTV von €5.000–€30.000 zahlt sich das Setup typischerweise in 4–7 Monaten aus, vor allem dadurch, dass Sachbearbeitung statt Sortieren wieder beraten kann.

Fixpreis-Angebot für neue Website holen

Antwort innerhalb 24h mit fixem Angebot.

Branchen-Standardwerte aus KSW / WKO Fachgruppe Steuerberater 2024 (Schätzung)

Nächster Schritt

Schauen wir uns deine Eingangs-Volumina an.

Wenn deine Kanzlei in Wien oder Umgebung ist, antworte ich innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag.

Beratung anfragen FAQ ansehen

Ergebnisse

Sortier- + Klassifizierungs-Zeit / Woche

−80%

~10 Std → ~2 Std

Verbuchungs-Zeit pro Mandant

−73%

~22 Min → ~6 Min

Klassifizierungs-Treffer (vor Korrektur)

jetzt messbar

— → 91%

Belege pro SB / Tag

+325%

~80 → ~340

Anteil verbuchungsfertig vor menschlicher Berührung

Belege, die ohne Korrektur durchlaufen.

Stack

Modelle

Mistral Pixtral (EU) · GPT-4o Vision (Azure EU) · Eigene Post-Processing-Regeln

Pixtral oder GPT-4o Vision für Beleg-Extraktion, beide EU-gehostet ohne Trainingsdaten-Weitergabe. Edge-Cases (Reverse Charge, USt-Sonderregelung) bekommen explizite Regeln.

Inbound-Pipeline

n8n (selbst gehostet) · IMAP-Watcher · WhatsApp Cloud API · Drive-Webhook

n8n verteilt eingehende Dokumente an die richtige Verarbeitung. IMAP für E-Mail-Anhänge, WhatsApp-Cloud für Foto-Belege, Drive-Webhooks für Mandanten-Ordner.

BMD / DATEV / RZL Anbindung

BMD NTCS Webservice · DATEV ASCII-Import · RZL XBRL-Export

Schreiben in eure bestehende EDV passiert erst nach manueller Bestätigung. Lesen tun wir nicht — Mandanten-Daten bleiben in eurer Software.

Compliance

EU AI Act Risikoklassifizierung (minimal risk) · Auftragsverarbeitungsvertrag · Mandanten-Information · Audit-Log

Beleg-Klassifikation fällt unter EU AI Act "minimal risk", braucht aber DSGVO-Doku und Mandanten-Information. Beides liegt im Übergabe-Paket.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich das von eurem KI-Optimierungs-Angebot?
Das KI-Optimierungs-Angebot fokussiert auf interne Routine-Arbeit (Mandanten-Mails beantworten, eigene Vorlagen). Diese Dokumenten-KI ist explizit für den eingehenden Fluss: Belege, PDFs, Bank-Auszüge, die ihr von Mandanten bekommt. Beide Angebote ergänzen sich; viele Kanzleien starten mit einem und ergänzen das andere später.
Bucht die KI selbständig in BMD?
Nein. Die KI klassifiziert + extrahiert + schlägt Konto-Klasse vor. Eine Sachbearbeitung bestätigt mit einem Klick — erst dann wird in BMD geschrieben. Kein "AI bucht autonom".
Was passiert mit den Mandanten-Daten?
Bilder + PDFs werden temporär an ein EU-gehostetes Modell (Pixtral in Frankreich oder Azure GPT-4o EU) geschickt, dort verarbeitet und nicht für Training verwendet. Auftragsverarbeitungsvertrag mit beiden Anbietern liegt bei.
Foto-Belege per WhatsApp — geht das DSGVO-konform?
Ja, mit der WhatsApp Business Cloud API (nicht der privaten App). Mandanten geben am Onboarding eine Einwilligung zur WhatsApp-Verarbeitung. Die API ist DSGVO-konform mit AVV.
Was kostet der laufende Betrieb?
API-Kosten (Vision-Modell): typisch €180–€420/Monat für eine 8-Personen-Kanzlei. Hosting + WhatsApp-Cloud: ~€50/Monat. Kein Per-Beleg-Preis, keine Lizenzmodelle.
EU AI Act — was muss ich tun?
Beleg-Klassifikation fällt unter "minimal risk", was eine Risikoklassifizierungs-Doku und Mandanten-Information verlangt. Beides bekommt ihr fertig formuliert im Übergabe-Paket.

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Belege werden in Minuten verbuchungsfertig statt Stunden.

Wenn deine Kanzlei in Wien oder Umgebung ist und Mandanten-Belege aus mehreren Kanälen kommen, schreib mir kurz.

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