Physiotherapie · Buchung · Wien
Mo + Fr von 60% auf 85% Auslastung — ohne dass jemand mehr arbeiten muss.
Online-Buchung mit Slot-Lenkung, Restkontingent-Tracking für Verschreibungen und eine WhatsApp-Brücke, die deinen Empfang aus der Chat-Schleife befreit.
Worauf es ankommt
Auslastung schwankt zwischen 60% und 100% je nach Wochentag.
Empfang verbringt 6–10 Stunden pro Woche mit Termin-Telefonaten und WhatsApps.
Smarte Slot-Lenkung
Schwächere Wochentage (Mo/Fr) werden zuerst angeboten. Auslastung gleicht sich aus, ohne dass jemand etwas merkt — bessere Termine pro Therapeut:in, weniger Leerlauf.
Restkontingent-Tracking
Patient:innen mit Verschreibung sehen "noch X von 10 Terminen". Drei vor Ablauf gibt es eine automatische Erinnerung. Verschreibungen werden seltener verfallen.
Online-Buchung mit Slot-Lenkung — und ein automatisches Restkontingent-Tracking für Verschreibungen.
Das Setup hat zwei Bausteine. Erstens: ein Buchungs-Widget auf eurer Website, das automatisch die Slots an schwachen Wochentagen bevorzugt anzeigt (Mo/Fr) und die starken (Mi/Do) erst nach kurzem Klick "weitere Termine anzeigen". Selbstzahler:innen sehen breitere Verfügbarkeit als Verschreibungspatient:innen. Zweitens: eine Kontingent-Tracking-Komponente, die bei jeder Buchung anzeigt "Du hast noch X von 10 verschriebenen Terminen offen" und drei Termine vor Ablauf automatisch eine Erinnerung schickt. Beides läuft EU-only, integriert sich in eure bestehende Software über Standard-Schnittstellen.
Smarte Slot-Lenkung
Schwächere Wochentage (Mo/Fr) werden zuerst angeboten. Auslastung gleicht sich aus, ohne dass jemand etwas merkt — bessere Termine pro Therapeut:in, weniger Leerlauf.
Restkontingent-Tracking
Patient:innen mit Verschreibung sehen "noch X von 10 Terminen". Drei vor Ablauf gibt es eine automatische Erinnerung. Verschreibungen werden seltener verfallen.
WhatsApp-Brücke statt WhatsApp-Hölle
Wer per WhatsApp anfragt, bekommt einen Buchungs-Link statt einem hin-und-her-Chat. Empfang ist nicht mehr in der WhatsApp-Schleife gefangen.
Drei Eingangskanäle, ein System
Patient:innen wählen, wie sie buchen — der Empfang sieht alles an einem Ort.
WhatsApp
Routine-Anfragen → Buchungs-Link
auto
Newsletter
E-Mail-Erinnerungen
24h vorher
Instagram
Bio-Link → Buchung
optional
Vier Wochen Setup, dann läuft es im Hintergrund
- Woche 1
01
Slot-Logik + Wochentage-Workshop
Wir gehen einmal eine Stunde durch eure Wochenstruktur. Welche Slots wollen wir füllen, welche sind heilig? Ergebnis: konkrete Slot-Matrix.
- Woche 2
02
Widget + EDV-Integration
Buchungs-Widget für eure Website + PhysioCom-Anbindung. Erste Buchungen mit echten Slots.
- Woche 3
03
Erinnerungen + Kontingent-Tracking
SMS und E-Mail-Pipeline geht scharf. Verschreibungs-Tracking wird aktiviert. Ihr testet selbst.
- Woche 4
04
WhatsApp-Brücke + Übergabe
WhatsApp-Cloud-Anbindung, Doku, Zugänge, monatlicher Auslastungs-Bericht.
Vorher / Nachher — typische 4-Personen-Praxis
Drei Monate nach Rollout, gemittelt über 12 Wochen.Neue-Website-ROI
Was bringt eine neue Website: Physiotherapie
Generische Branchen-Projektion, nicht der Fall oben. Schieb die Werte auf deine Zahlen.
Status quo heute
- Monatlicher Umsatz€ 6.126
Mit neuer Website (realistisch)
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)Mehr-Umsatz minus Kosten der Website.+€ 25.170
- Mehr Umsatz / Monat+€ 2.347
- Neue Website rechnet sich nach1 Monat
Pessimistischer Fall
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)+€ 10.670
- Pessimistisch3 Monate
Eine neue Website zahlt sich bei diesen Zahlen schnell aus. Bei einer Behandlungsserie von ~€380 bringt schon ein zusätzlich gefüllter Slot pro Tag das Setup typischerweise in 3–5 Monaten zurück.
Antwort innerhalb 24h mit fixem Angebot.
Branchen-Standardwerte aus Physio Austria 2024 (Schätzung)
Nächster Schritt
Schauen wir uns deine Wochenstruktur an.
Wenn deine Praxis in Wien oder Umgebung ist, antworte ich innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag.
+23 Pkt.
62% → 85%
−69%
~8 Std → ~2.5 Std
−75%
~12 / Monat → ~3 / Monat
+9 Pkt.
18% → 27%
Auslastung pro Wochentag — vor und nach Setup
Mittlere Auslastung Mo–Fr, vor (Q1) und nach (Q2) Rollout.Buchungs-Widget
Cal.com (selbst gehostet) · Eigene React-Komponente
Cal.com bietet die Slot-Logik, eigene UI passt zu eurer Praxis-Website. Beides Open Source, EU-gehostet.
Erinnerungen + Kontingent-Tracking
Twilio (EU) · Resend · Eigene Tracking-Datenbank
Verschreibungs-Daten bleiben in eurer EDV. Wir tracken nur "X von Y" — keine Diagnose, keine Therapie-Inhalte.
WhatsApp-Brücke
WhatsApp Business Cloud API
Anfrage rein, automatische Antwort mit Buchungs-Link raus. Echte Therapie-Fragen werden an die Mitarbeiter:innen weitergeleitet.
EDV-Anbindung
PhysioCom-Schnittstelle · iCal/CalDAV-Sync
Wir lesen Verfügbarkeit, schreiben Buchungen. Eure tägliche Arbeit in PhysioCom bleibt wie sie ist.
Häufige Fragen
Werden Kassenpatient:innen anders behandelt als Selbstzahler:innen?
Nein, niemand sieht weniger Slots. Wir zeigen Selbstzahler:innen einfach breitere Verfügbarkeit (auch kurzfristige Slots), während Verschreibungspatient:innen eine geplantere Sicht bekommen. Beide kommen zum Termin.
Funktioniert das mit unserer PhysioCom?
Ja, PhysioCom hat eine dokumentierte Schnittstelle für Kalender-Integration. Wir lesen freie Slots und schreiben Buchungen. Eure tägliche Arbeit bleibt unverändert.
Was passiert mit den WhatsApp-Anfragen?
Routine-Anfragen ("Brauche Termin nächste Woche") bekommen einen Buchungs-Link als Antwort. Echte Therapie-Fragen ("Soll ich kommen, wenn Knie geschwollen?") werden an euch weitergeleitet.
Wo liegen die Daten?
Hosting EU-only (typisch Hetzner Wien). Patientendaten bleiben in PhysioCom. Wir verarbeiten nur Termin-Metadaten und Restkontingent-Zähler. DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bei.
Was kostet der laufende Betrieb?
SMS: ~€0,07 pro Erinnerung. Hosting + Cloud-WhatsApp-API: ~€40/Monat. Bei einer 4-Personen-Praxis typisch €60–€100/Monat gesamt.
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Gleichmäßigere Auslastung, weniger Telefon — mehr Zeit für Therapie.
Wenn deine Praxis in Wien oder Umgebung ist und Mo/Fr planbar werden sollen, schreib mir kurz — Antwort innerhalb von 24 Stunden.