Psychotherapie · Buchung · Wien
Erstgespräch-No-Show-Rate von 32% auf 11% — leise, nicht mit Drohgebühren.
Online-Buchung mit Vorab-Information, klarer Trennung Erstgespräch vs. Stamm und sanften Erinnerungen. Kein Konsum-Tonfall, keine SMS-Drohungen.
Worauf es ankommt
Erstgespräch-No-Show-Rate von 25–35% — meist mit Schweigen, nicht mit Absage.
Wartende werden nicht aktiv aufs Nachrücken hingewiesen, wenn ein Slot frei wird.
Vorab-Information statt Telefon-Hürde
Methode, Dauer, Setting, Honorar werden vor der Buchung sichtbar. Reduziert Fehlbuchungen ("ich dachte, es geht um X") und senkt die Hemmschwelle.
Erstgespräch vs. Stamm getrennt
Erstgespräche bekommen geplantere Slots mit mehr Pufferzeit. Stammklientel sieht breitere Verfügbarkeit, weil das Vertrauen schon da ist.
Buchung mit Vorab-Information statt Telefon-Hemmschwelle — plus klare Trennung Erstgespräch vs. Stamm.
Das Setup ist bewusst leise. Auf eurer Website gibt es einen Erstgespräch-Buchungslink, der zuerst eine kurze Vorab-Information zeigt (Methode, Dauer, Setting, Honorar) und erst danach Slots anzeigt. Wer bucht, bekommt eine ruhige Bestätigungsmail mit dem Hinweis "Bei kurzfristiger Absage bitte einen Tag vorher melden — andere warten." 24 Stunden vorher kommt eine sanfte Erinnerung, ohne Drohton. Stammklientel sieht eine andere Slot-Sicht (mehr Verfügbarkeit, weniger Vorab-Info). Wer absagt, löst automatisch die Wartelisten-Anfrage aus — ohne dass es sich für andere wie "übrig gebliebener Slot" anfühlt.
Vorab-Information statt Telefon-Hürde
Methode, Dauer, Setting, Honorar werden vor der Buchung sichtbar. Reduziert Fehlbuchungen ("ich dachte, es geht um X") und senkt die Hemmschwelle.
Erstgespräch vs. Stamm getrennt
Erstgespräche bekommen geplantere Slots mit mehr Pufferzeit. Stammklientel sieht breitere Verfügbarkeit, weil das Vertrauen schon da ist.
Sanfte Erinnerungen, keine Drohgebühren
E-Mail 24h vorher mit Bestätigung-Link. Kein Drohton, keine Stornogebühr-Erwähnung. No-Show-Rate sinkt durch Aufmerksamkeit, nicht durch Druck.
Worauf es ankommt
Vorab-Information senkt die Hemmschwelle.
Wer Methode, Dauer und Honorar vor der Buchung sieht, fühlt sich nicht in eine Verkaufsstrecke gedrängt.
Erstgespräch und Stamm sind nicht dasselbe.
Erstgespräche brauchen mehr Pufferzeit, klarere Kommunikation, geplantere Slots. Stammklientel verträgt mehr Spontaneität.
Wartelisten gehören anonymisiert.
Niemand soll spüren, dass sie ein "freigewordener Slot" sind. Wer wartet, wird per E-Mail kontaktiert — leise.
Drei Wochen Setup, dann läuft es im Hintergrund
- Woche 1
01
Tonfall- und Methodik-Workshop
Wir gehen einmal eine Stunde durch deinen Praxis-Charakter, deine Methode, deinen Tonfall. Ergebnis: konkrete Vorab-Information für die Website.
- Woche 2
02
Buchungs-Widget + Erinnerungen
Widget mit Vorab-Information, Slot-Trennung, sanfte E-Mail-Pipeline. Du testest selbst mit Test-Buchungen.
- Woche 3
03
Wartelisten-Logik + Übergabe
Anonyme Wartelisten-Anfragen-Pipeline geht live. Vollständige Doku, Zugänge, monatlicher No-Show-Bericht.
Erstgespräch-Anfragen nach Monat
Setup startet in Monat 4. Anfragen-Volumen ist nicht saisonal.Neue-Website-ROI
Was bringt eine neue Website: Psychotherapie
Generische Branchen-Projektion, nicht der Fall oben. Schieb die Werte auf deine Zahlen.
Status quo heute
- Monatlicher Umsatz€ 7.560
Mit neuer Website (realistisch)
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)Mehr-Umsatz minus Kosten der Website.+€ 26.445
- Mehr Umsatz / Monat+€ 2.454
- Neue Website rechnet sich nach1 Monat
Pessimistischer Fall
- Netto nach Website-Kosten (12 Mo.)+€ 11.295
- Pessimistisch3 Monate
Eine neue Website zahlt sich bei diesen Zahlen schnell aus. Bei einem durchschnittlichen Therapie-Umsatz pro Klient:in von ~€1.800 bringt jeder zusätzlich beginnende Erstkontakt erheblichen Hebel — typische Amortisation in 3–6 Monaten.
Antwort innerhalb 24h mit fixem Angebot.
Branchen-Standardwerte aus ÖBVP 2024 (Schätzung)
Nächster Schritt
Schauen wir uns deine Erstgespräch-Pipeline an.
Wenn deine Praxis in Wien oder Umgebung ist, antworte ich innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag.
−21 Pkt.
32% → 11%
+55%
11 → 17
+75 Pkt.
~10% → ~85%
−67%
~6 → ~2
Wie ein typisches Erstgespräch durchläuft
Buchungs-Widget
Cal.com (selbst gehostet) · Eigene React-Komponente
Cal.com lässt sich gut auf "leise" tunen — keine Werbe-Banner, keine Cross-Sell-Pop-ups. Eigene UI passt zum Praxis-Charakter.
Erinnerungen
Resend (E-Mail)
Bewusst nur E-Mail, keine SMS — passt besser zum Tonfall in dieser Branche. Klient:innen, die SMS bevorzugen, können das in der Bestätigung umstellen.
Wartelisten-Logik
Eigene Datenbank · Anonymes Anfragen-System
Wartelisten-Anfragen sehen für andere nicht aus wie "Restplatz". Wer auf einen frei werdenden Slot wartet, wird per E-Mail informiert, sobald passt.
Compliance
DSGVO-Folgenabschätzung · Auftragsverarbeitungsvertrag · EU-Hosting
Psychotherapeutische Daten sind besonders sensibel. Wir verarbeiten ausschließlich Termin-Metadaten, keine Themen oder Diagnosen.
Häufige Fragen
Passt Online-Buchung zum psychotherapeutischen Setting?
Wenn man es richtig macht: ja. Die Vorab-Information senkt die Hemmschwelle deutlich — viele Klient:innen finden Telefonate schwer. Wir bauen explizit ohne Verkaufs-Tonfall, ohne "jetzt buchen!"-Buttons. Es bleibt eine Anfrage, kein Konsumakt.
Was, wenn jemand das falsche Setting bucht?
Die Vorab-Information klärt Methode, Dauer, Honorar — Fehlbuchungen werden seltener. Wenn doch: das Erstgespräch ist genau dafür da. Du entscheidest dann, ob du weiterarbeitest.
Wartelisten-Logik — wie wird das anonym?
Wer auf einen Slot wartet, wird nicht in einer Liste sichtbar. Wenn ein Slot frei wird, geht eine E-Mail an die nächste passende Person. Sie bestätigt mit Klick — ohne dass jemand anderes davon weiß.
Was, wenn ich keine SMS senden will?
Default ist nur E-Mail. SMS wird nicht aktiviert. Auch keine "letzte Erinnerung 1h vorher" — das passt nicht zum Tonfall. Klient:innen, die SMS möchten, können das selbst aktivieren.
Was kostet der laufende Betrieb?
Hosting + E-Mail: ~€25/Monat. Keine SMS-Kosten im Default-Setup. Bei einer Solo-Praxis typisch €30–€50/Monat insgesamt.
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Eine ruhige Buchungsstrecke, die zum Praxis-Charakter passt.
Wenn deine Praxis in Wien oder Umgebung ist und du Erstgespräche planbarer willst, ohne den ruhigen Charakter zu verlieren — schreib mir kurz.